65 працівників КФВС МОН з усіх регіонів України стали учасниками сьогоднішнього он-лайн семінару «Актуальні питання та рекомендації з діловодства». Під час зустрічі були розглянуті питання щодо загальних вимог створення документів, реєстрації та індексації службових документів. За словами модераторки конференції, начальниці відділу діловодства та організаційної роботи КФВС МОН Яни Сокол саме у цих двох напрямах, зазвичай, допускається найбільше помилок.
Щодо загальних вимог до створення документів, то тут розглянули й пояснили майже всі суперечливі моменти. Наприклад, яким кеглем та шрифтом повинен бути створений текст, розмір полів, як правильно проставляти дати, які допускаються скорочення, як правильно писати прізвища тощо.
Другий блок семінару стосувався реєстрації та індексації службових документів. Учасники дізнались, що основною метою реєстрації є облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами. Реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання й подальшого використання в довідкових цілях, незалежно від способу їх створення та надходження на підприємство. Реєстрація документів здійснюється за трьома документопотоками: вхідні документи, вихідні документи та внутрішні документи. При чому, усі документи реєструють на підприємстві лише один раз. Наприклад, вхідні – у день їх надходження або не пізніше початку наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, вихідні – у день їх відправлення, а внутрішні – у день підписання або затвердження (залежно від виду документа).
Також були представлені рекомендації щодо заповнення граф журналу реєстрації вхідних та вихідних документів.
Нагадаємо, що всі матеріали онлайн семінарів будуть викладені на сайті КФВС МОН, тож ви у будь-який зручний для себе час зможете їх переглянути.
Завтра відбудеться семінар на тему «Військовий облік».
Прес-служба КФВС МОН
